Vier Situationen. Vier Lösungen. Konkret.
Keine erfundenen Erfolgsgeschichten. Echte Prozesse, echte Zahlen, echte Kunden.
Bank-Abgleich automatisiert
Der Bankexport eines europäischen Zahlungsdienstleisters ließ sich nicht direkt an die bestehende Buchhaltungssoftware anbinden. Jeden Montag dasselbe Ritual: CSV-Export aus dem Bankportal, manuelle Formatierung, Umwandlung ins Zielformat, Upload-Vorbereitung. 30 Minuten pro Woche, über 52 Wochen im Jahr — Stunden, die niemand wirklich haben wollte.
Ein Workflow holt den Export automatisch alle zwei Tage, konvertiert ins Zielformat und stellt ihn per E-Mail zu. Nur der finale Import in die Buchhaltung bleibt manuell — aus DSGVO-Gründen und weil er in 3 Minuten erledigt ist. Ein eingebautes Fehler-Handling meldet sich per E-Mail, wenn der Export einmal nicht durchkommt. Keine Überraschungen, keine vergessene Woche.
~23 Stunden pro Jahr
Von 30 Minuten pro Woche auf 3 Minuten. Die Aufgabe ist nicht mehr Teil des Montagsrhythmus.
Buchungs-Abgleich ohne Suchen
Buchungen auf einer Plattform gingen regelmäßig in der Masse unter. Zahlungseingänge konnten nicht zugeordnet werden. Excel-Listen als Schattenbuchführung, stundenlanges Suchen nach der richtigen Bestätigung, Zahlungsdifferenzen, die sich kumulierten. Eine Person verbrachte pro Woche etwa eine Stunde nur mit Listenpflege.
Eingehende Bestätigungsmails werden automatisch erkannt und ausgelesen. Die relevanten Daten landen in einer zentralen, stets aktuellen Liste. Für den Zahlungsabgleich genügt ein Klick: Die Bestätigung ist da, die Zahlung wird gematcht. Kein manuelles Eintippen mehr, keine Schattenbuchhaltung.
0 min/Woche
Listenpflege: 60 Minuten → 0. Zahlungsabgleich: bis zu 45 Minuten pro Fall → max. 5 Minuten.
Custom-Tool statt Workaround
Jeder Beleg war ein kleines Theater: Vorlage öffnen, Daten eintippen, PDF erzeugen, Zahlungsnachweis anhängen, sortieren, hochladen, verschlagworten. Bei Fehlern — und es gab Fehler — fing alles von vorne an. 15 bis 30 Minuten pro Beleg. Bei 40 Belegen im Monat ein eigener Teilzeitjob.
Ein Custom-Tool mit klarem Flow: Beleg erstellen, Zahlungsnachweis anhängen, automatische Archivierung, direkter Upload in die Buchhaltung. Stornierungen synchronisieren automatisch. Keine Medienbrüche, keine manuellen Kopien zwischen Tools. Die Oberfläche passt exakt zum internen Workflow — gebaut, nicht angepasst.
5 Minuten pro Beleg
Von 15–30 Minuten auf 5. Null Medienbrüche, null Doppelarbeit.
Vom Excel-Chaos zum Echtzeit-Projektmanagement
Ein mittelständisches Bauunternehmen verwaltete laufende Projekte über Excel-Gantt-Diagramme. Die Dateien wanderten per E-Mail — meist veraltet, immer unklar, welche Version gerade gilt. Ein Bauleiter mit fünf parallelen Projekten verbrachte einen halben Tag pro Woche mit Abgleich und Rückfragen. Echtzeit war ein Wunsch, keine Realität.
Ein modulares Projekt-Dashboard ersetzt die Excel-Landschaft: Projektmanagement, Gantt-Ansicht, Verwaltung von Monteuren und Subunternehmern, Kalendersynchronisation, differenziertes Rechtemanagement. Alle Beteiligten sehen denselben Stand — Bauleiter, Büro, Subunternehmer. Updates gehen durch das System, nicht mehr über E-Mail-Threads.
One Source of Truth
Echtzeit-Daten statt E-Mail-Archäologie. Jeder sieht dasselbe — egal, wann er reinschaut.
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