Dein Back Office läuft. Auch wenn du nicht im Büro bist.
Operative Unterstützung, die sich überflüssig macht: wir dokumentieren, während wir übernehmen.
30 Minuten, kostenlos, unverbindlich
Tools, mit denen wir arbeiten
Kommt dir das bekannt vor?
Jede Entscheidung wandert zu dir.
Egal ob Urlaubsantrag, Rückfrage beim Kunden oder ob die Bestellung jetzt raus kann — am Ende landet alles bei dir. Dein Kalender ist voll. Das Geschäft steht trotzdem.
Und dann
Prozesse laufen, ohne dass du eingreifen musst. Bei dir landet nur noch, was wirklich deine Entscheidung braucht.
Einer weiß, wie's geht.
Krankmeldung, Urlaub, Kündigung — und der Prozess stockt. Der Ablauf lebt in einem Kopf, und der ist gerade nicht verfügbar.
Und dann
Der Ablauf steht in einer SOP, die jede neue Person in fünf Minuten versteht. Urlaub bleibt Urlaub — die Vertretung weiß Bescheid.
Mehr Aufträge, gleich viele Fehler.
Rechnungen kommen später raus. Termine werden vergessen. Kundinnen schreiben dreimal nach. Das Team arbeitet schneller, Nachfragen bleiben trotzdem liegen.
Und dann
Rechnungen gehen pünktlich raus, Termine haken sich selbst nach. Mehr Aufträge heißt mehr Geschäft — nicht mehr Fehler.
Klar ginge das auch automatisch.
Nur: wer baut's? Die IT-Firma versteht dein Geschäft nicht. Intern hat niemand Zeit. Also klickt ihr jeden Montag dieselbe Route durch — seit drei Jahren.
Und dann
Wir bauen's. Die Montagsroute läuft von allein — und niemand klickt sie mehr durch.
Aus unseren Projekten.
Alle vier sind in der operativen Unterstützung entstanden — Aufgaben, die wir nicht einfach abarbeiten wollten, sondern abschaffen.
Bank-Abgleich automatisiert
Die Bank ließ sich nicht mit der Buchhaltungssoftware verbinden. Jede Woche: Export, Formatierung, Import — alles manuell.
Automatischer Workflow: Export → Formatierung → Zustellung per E-Mail. Letzter Import-Schritt bleibt manuell (3 min, DSGVO-konform).
Von 30 Minuten/Woche auf 3 Minuten.
Buchungs-Abgleich ohne Suche
Buchungen gingen im Rauschen unter. Zahlungseingänge ließen sich nicht zuordnen. Excel als Schattenbuchhaltung, jede Woche wieder.
Bestätigungsmails werden automatisch erkannt und ausgelesen. Die Liste ist immer aktuell.
Listenpflege: 60 min → 0. Zahlungsabgleich: bis 45 min → max. 5 min pro Fall.
Custom-Tool statt Workaround
Jeder Beleg: Vorlage öffnen, PDF erzeugen, Anhänge sortieren, hochladen. Bei einem Tippfehler: alles nochmal von vorn.
Custom-Tool: Beleg erstellen → Zahlungsnachweis anhängen → Auto-Archivierung → direkt in die Buchhaltung. Stornierungen synchronisieren automatisch.
Von 15–30 Minuten auf 5. Null Medienbrüche.
Projektmanagement statt Excel-Versionen
Ein Bauunternehmen verwaltete Projekte über Excel-Gantt-Diagramme. Per E-Mail verschickt, immer veraltet, niemand wusste, welche Version aktuell war.
Web-basiertes Projekt-Dashboard mit Gantt, Kalender-Sync und Rechte-Verwaltung für Monteure und Subunternehmen.
Echtzeit-Daten statt E-Mail-Archäologie.
Fünf Module. Einzeln oder kombiniert.
Operative Unterstützung
Wir übernehmen wiederkehrende Aufgaben in deinem Back Office. Eingebettet in deine Abläufe, dokumentiert, mit fester Ansprechperson.
- 01E-Mail-Management und Korrespondenz
- 02Terminkoordination und Kalenderpflege
- 03Dokumentenerstellung und -verwaltung
- 04Datenpflege in deinen Systemen
Nicht stundenweise Hilfe auf Zuruf. Wir arbeiten mit, als wären wir im Team.
Prozess-Struktur
Wir schauen, wie ein Ablauf heute wirklich läuft, bauen ihn schlank und schreiben ihn so auf, dass ihn jede Person übernehmen kann.
- 01Ist-Analyse bestehender Abläufe
- 02Prozesslogik definieren und dokumentieren
- 03SOPs erstellen, die tatsächlich genutzt werden
- 04Übergaben und Vertretungen absichern
Dokumentation, die im Alltag gelesen wird.
Digitale Workflows & Automation
Wir übernehmen eine Aufgabe. Irgendwann sehen wir: die macht jemand noch in zehn Jahren. Dann bauen wir den Workflow oder das Tool, das sie erledigt.
- 01Workflow-Automatisierung für wiederkehrende Prozesse
- 02Integration bestehender Tools und Systeme
- 03Interne Tools, wo Standardsoftware nicht reicht
- 04Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung
Jede Zeile Code beginnt bei einer Aufgabe.
Zwei weitere Module.
AI Engineering
RAG-Systeme, LLM-Integration und Custom-Agents — DSGVO-konform und produktionsreif.
Mehr erfahren — AI EngineeringSoftwareentwicklung
Custom-Apps, Integrationen und interne Tools — sauber gebaut, dokumentiert und übergebbar.
Mehr erfahren — SoftwareentwicklungSo arbeiten wir zusammen.
Erstgespräch (30 min, kostenlos)
Du bist hierDu beschreibst deine Situation. Wir sagen dir ehrlich, ob und wie wir helfen können. Oder ob wir für dich der falsche Partner sind.
Analyse & Angebot
Wir sehen uns deine Prozesse an, priorisieren, wo der größte Zeitgewinn liegt, und machen ein Festpreis-Angebot.
Umsetzung
Wir setzen gemeinsam mit euch um. Jede Woche ist sichtbar, was fertig ist.
Laufender Betrieb & Reporting
Die Strukturen stehen. Wir übernehmen operative Aufgaben, messen was funktioniert und justieren nach. Monatliches Reporting ist inklusive.